Zaman Yönetimi – 2

Arkadaşlar merhabalar,

Zaman Yönetimi serimizin ikinci yazısıyla devam ediyoruz.

Eğitimde aldığım bir kaç not;

  • Zaman yönetimini uygularken fark oluşturmak ve fark ettirmek de uygulamak kadar önemlidir.
  • Her zaman nasıl “Daha” hızlı, farklı ve verimli yapabilirim diye düşünmeliyiz.
  • Etrafınızdaki insanların yorumları ve sizi bir yerlere çekmeleri yengeç sepetine benzer. Yakalanan yengeçler kapağı olmayan yengeç sepetine konurlar. Tek yengeç konulduğunda yengeç kendi çabalarıyla sepetten kaçar. İki veya daha çok yengeç konulursa eğer tüm yengeçler birbirlerini aşağı çekerler ve hiç biri bu sebepten dolayı sepetten çıkmayı başaramaz. O nedenle sizi tıpkı yengeç sepetindeki gibi aşağı çekenlerin söylediklerine kulak asmayın, dediklerini uygulamayın. Aksi takdirde hiç bir zaman o sepetten çıkamazsınız!

Etkinlik

“Meşgul bir yöneticiden on görevi tamamlaması istenir, fakat sadece altı tanesini yapacak zamanı vardır. Etkin bir yönetici ise doğru altı görevi seçer.” demiş Peter Drucker.

Özet olarak etkinlik her işi değil, doğru işleri yapmaktır.

İtalyan ekonomist Wilfredo Pareto İtalya nüfusunun %20’sinin ülkenin gelirinin %80’ini elinde tuttuğu gerçeğinden yola çıkarak bu 20/80 oranının bir çok diğer alanlarda da geçerli olduğunu görmüş;

  • Müşterilerin %20’si satışların %80’ini sağlar.
  • Müşterilerin %20’sinden şikayetlerin %80’i gelir.
  • Gazetenin %20’sinde haberlerin %80’i yer alır.
  • Ürünlerin %20’sinin karlılığın %80’ini sağlar.

Bu orantıyı hayatımıza uygulayabilirsek etkinliğimizi artırmış oluruz;

  • Yaptığımız işlerin %20’si aldığımız sonuçların %80’ini oluşturur.

Bu nedenle zamanınızı daha etkin kullanmak için, doğru ve sonuç üretecek işlerinizi belirleyin ve bu işlerin öncelikleriniz arasına girmesini sağlayın.

Hedef Belirleme

Hedef nedir desem ne derdiniz? Hedef başarılmak istenen bir durumun tanımıdır. Mesela “bir kilometreyi beş dakikanın altında koşabilmek” aynı mesafeyi 5 dakikanın üzerinde koşan kişi için bir hedeftir.

Hedef belirlenin kuralları;

  • Hedeflerinizi yazın.
  • Hedefleriniz için bir tarih ve önem sırası belirleyin.
  • Hedeflerinizi ve yaptıklarınızı sürekli olarak gözden geçirin.
  • Hedeflerinizi değerlendirdiğinizde gerek olduğunu düşünüyorsanız revize edin.
  • Koyduğunuz hedeflerinizi sahiplenin, bu hedefler başkasının değil sizin hedefleriniz olmalı!
  • Kısa dönemli hedefleriniz gerçekçi, uzun dönemli hedefleriniz ise ilham verici olmalıdır.

İsterseniz hep birlikte aşağıdaki 6 madde için kendimize hedefler belirleyelim. Hatta bu hedeflerimizi farklı ve yeni bir yazıda dile getirelim. Ne dersiniz?

  1. Sağlık ve kendini iyi hissetme (Form tutma, kilo, yeme alışkanlıkları, rahatlama, tıbbi bakım, dinlenme ve enerji düzeyi)
  2. Eğitim ve beceriler (Eğitim, profesyonel gelişim, yabancı dil becerileri, yazılı ve sözlü iletişim becerileri, pratik beceriler, dünya ve tarih bilgisi)
  3. İş ve kariyer (Meslek seçimi, aşılması gereken zorluklar, maaş, çalışma saatleri, emeklilik, kişisel gelişim imkanları, kalite standartları, söz konusu uzmanlık alanına katkı)
  4. Mali konular (Sahip olmak istenen maddi değerler, yatırımlar)
  5. İlişkiler (Aile, aile ve kariyer dengesi, yaşam tarzı, arkadaşlar, iş arkadaşları, sosyal organizasyonlar)
  6. Kişisel gelişim (Hayata yaklaşım, kendini tanıma, özdeğeri geliştirme, bilgi-beceri edinme, hobiler, spor etkinlikleri, yolculuk, zamanın etkin kullanımı, serbest zaman etkinlikleri)

Önce “Ne” Sonra “Ne Zaman”

Önce “ne” yapacağınıza ardından “ne zaman” yapacağınıza karar vermelisiniz. Ne yapacağınızı, bunu ne zaman yapacağınızı belirlemenize size özel bir “karar tabanı” yardımcı olur. Sağlam bir karar tabanı eksiksiz, anlaşılır ve pratik olmalıdır.

Ne yapacağımızı bilmek, doğru olanı yapabilmek için kilit alanları belirlemeliyiz. Kilit alanları belirlerken görev ve faaliyetlerimizin yanı sıra hedeflerimizden yola çıkmamız gerekmektedir. Ayrıca kilit alanları belirlerken de kısa tutmaya, bütünsel olmasına, size ait olmasına, anlaşılır ve açık olmasına dikkat etmelisiniz.

Belirlediğimiz kilit alanlarının mutlaka bir genel sonucu vardır. Bir başka deyişle, her kilit alanınızın bir misyonu olmalıdır. Çünkü eğer yaratacağı bir sonuç yoksa o alan sizin için kilit alan özelliği taşımayacaktır.

Arkadaşlar Zaman Yönetimi eğitimiyle ilgili 3 serilik yazıdan 2.sini okudunuz. Yazının diğer serileri için lütfen aşağıdaki bağlantılara tıklayınız.

Zaman Yönetimi – 1

Zaman Yönetimi – 3